Trudne rozmowy na trudne tematy – brzmi znajomo? W pracy menadżera i właściciela to chleb powszedni. Zarządzając zespołem osób, będąc ich team leaderem, cały czas ponosisz ryzyko związane z czynnikiem ludzkim. Słabe wyniki, złe praktyki w pracy, niewłaściwa postawa wobec klientów, brak motywacji to tylko kilka powodów, dla których musisz przeprowadzić poważną rozmowę ze swoim pracownikiem. Jak się do niej przygotować? W jaki sposób dobierać słowa, by być dobrze zrozumianym?

Jak efektywnie mówić o sprawach trudnych?

Musisz porozmawiać ze swoim pracownikiem o jego gorszych wynikach w pracy (mniej wizyt, niezadowoleni klienci, reklamacje usług), nagminnym spóźnianiu się do pracy, niechlujnym wyglądzie czy może o jego wyraźnie widocznym niezadowoleniu z pracy. Jak sprawić, by rozmowa nie wymknęła  obranych torów? Jak nie urazić kogoś, a po prostu przekazać konstruktywne uwagi dotyczące aspektów zawodowych?

  1. Nie nastawiaj się negatywnie – złe nastawienie to niepotrzebny stres i zdenerwowanie, co sprawia, że rozmowa od początku przebiega w ciężkiej atmosferze. Skup się na pozytywnych aspektach rozmowy. Skoncentruj się na tym, co chcesz przekazać swojemu pracownikowi. Potraktuj tę rozmowę jak najbardziej zwyczajnie.
  2. Zrezygnuj z walki na rzecz porozumienia – skup się na faktach, nie walcz bezwzględnie o swoją rację i nie odwołuj się do osobistych aspektów. Ważniejsze jest wspólne zrozumienie, osiągnięcie dwustronnego porozumienia aniżeli bezsensowna wygrana jednej strony i porażka drugiej.
  3. Trzymaj się faktów – zbierz dokładne informacje dotyczące omawianego problemu. Tylko rozmowa oparta na pewnym fundamencie może doprowadzić do pozytywnego rozwiązania i przynieść satysfakcjonujący efekt. Przedstaw np. statystyki danego pracownika z ostatniego okresu jego pracy – ułatwi Ci to aplikacja Gabi.net, która automatycznie tworzy raporty z pracy salonu.
  4. Przemyśl swoją winę – nigdy wina nie leży po jednej stronie. Przyznaj się do swojego udziału w problemie, przeanalizuj swój wpływ na zaistniałą sytuację. Dobry menadżer nie wyklucza swej winy, ale potrafi wyciągnąć właściwe wnioski z dotychczasowej współpracy, by dojść do wspólnego rozwiązania.
  5. Nie oskarżaj, nie przypisuj złych intencji! – naturalną reakcją na rzucane w nas oskarżenia jest obrona, często prowadząca do obustronnego konfliktu. Zamiast generować negatywne emocje poprzez wydawanie opinii i osądów skup się na faktach i drodze do rozwiązania.

Pracownik zwolniony z pracy zabiera swoje rzeczy z biurka

Najtrudniejsza z rozmów, czyli jak zwolnić pracownika?

Wszystkie rozmowy nie przyniosły oczekiwanego efektu – sytuacja jest jasna, choć trudna: musisz zwolnić pracownika. Jak sprawić, by ta rozmowa nie należała do przykrych?

  1. Zaplanuj rozmowę – kierując się interesem firmy, wyznacz odpowiedni czas i godzinę spotkania. Dla jednych będzie to początek tygodnia ze względu na większe prawdopodobieństwo, że pracownik szybciej pozbiera się po Twojej decyzji i zacznie szukać nowej pracy. Dla innych piątek po południu to najlepszy czas, gdyż nie zakłóca pracy innych osób. Jednak w rzeczywistości wszystko zależy od Ciebie i czynników wynikających ze specyfiki pracy w salonie.
  2. Przemyśl jeszcze raz swoje racje – zaplanuj sobie swoją mowę i na spokojnie przeanalizuj jeszcze raz wszystkie fakty i powody zwolnienia pracownika. Wyklucz ze swojej wypowiedzi wszelkie dwuznaczne aspekty, które mogłyby być źle zrozumiane. Pamiętaj, że osobista uraza to nie powód do zwolnienia!
  3. Nie owijaj w bawełnę! – przejdź w rozmowie od razu do sedna, unikaj niepotrzebnych kurtuazji. Podaj powód zwolnienia w krótkim i konkretnym komunikacie, np.:

Mam dla Ciebie złą wiadomość. Pamiętasz, jak rozmawialiśmy kilkukrotnie o Twojej niewłaściwej postawie wobec klientów? Niestety, nadal nie widzę poprawy w Twoim zachowaniu, co skutkuje złymi wynikami naszego salonu i gorszymi opiniami o jakości naszych usług. Postanowiliśmy wprowadzić zmiany i Twoja umowa o pracę została rozwiązana.

  1. Wysłuchaj pracownika – najbardziej popularną reakcją na zwolnienie jest szok i wyparcie. Poczekaj chwilę na jego odpowiedź, cierpliwie wysłuchaj, ale nadal bądź stanowczy. Omów kwestie formalne i podziękuj za dotychczasową współpracę.
  2. Zakończ w miły sposób – najlepiej odprowadź pracownika do miejsca jego pracy, pozwól na spakowanie swoich rzeczy i pożegnanie się z innymi (jeśli jeszcze są w pracy). Później podziękuj jeszcze raz za jego wkład i życz wszystkiego dobrego w przyszłości.

A teraz odetchnij! Doceń pracowników, którzy nadal są w Twoim zespole – Ci, którzy pracują ciężko i uczciwie, mimo tego, że czasem również mają gorsze dni i problemy osobiste.

Partnerzy, nie rywale!

Podsumowując, trudne rozmowy nie muszą być aż tak ciężkie, jeśli odpowiednio się do nich przygotujesz i nastawisz. Niepotrzebne złe emocje zostaw przed drzwiami salonu, a swojego rozmówcę traktuj jak partnera. Zrezygnuj z walki na rzecz pełnego porozumienia, które przyniesie lepsze efekty niż wzajemne obwinianie.