Trudne rozmowy na trudne tematy – brzmi znajomo? W pracy menadżera i właściciela to chleb powszedni. Zarządzając zespołem osób, będąc ich team leaderem, cały czas ponosisz ryzyko związane z czynnikiem ludzkim. Słabe wyniki, złe praktyki w pracy, niewłaściwa postawa wobec klientów, brak motywacji to tylko kilka powodów, dla których musisz przeprowadzić poważną rozmowę ze swoim pracownikiem. Jak się do niej przygotować? Jak dobierać słowa, by być dobrze zrozumianym?

Jak efektywnie mówić o sprawach trudnych?

Musisz porozmawiać ze swoim pracownikiem o jego gorszych wynikach w pracy (mniej wizyt, niezadowoleni klienci, reklamacje usług), nagminnym spóźnianiu się do pracy, niechlujnym wyglądzie czy może o jego wyraźnie widocznym niezadowoleniu z pracy. Jak sprawić, by rozmowa nie wymknęła  obranych torów? Jak nie urazić kogoś, a po prostu przekazać konstruktywne uwagi dotyczące aspektów zawodowych?

  1. Nie nastawiaj się negatywnie – złe nastawienie to niepotrzebny stres i zdenerwowanie, co sprawia, że rozmowa od początku przebiega w ciężkiej atmosferze. Skup się na pozytywnych aspektach rozmowy. Skoncentruj się na tym, co chcesz przekazać swojemu pracownikowi. Potraktuj tę rozmowę jak najbardziej zwyczajnie.
  2. Zrezygnuj z walki na rzecz porozumienia – skup się na faktach, nie walcz bezwzględnie o swoją rację i nie odwołuj się do osobistych aspektów. Ważniejsze jest wspólne zrozumienie, osiągnięcie dwustronnego porozumienia aniżeli bezsensowna wygrana jednej strony i porażka drugiej.
  3. Trzymaj się faktów – zbierz dokładne informacje dotyczące omawianego problemu. Tylko rozmowa oparta na pewnym fundamencie może doprowadzić do pozytywnego rozwiązania i przynieść satysfakcjonujący efekt.
  4. Przemyśl swoją winę – nigdy wina nie leży po jednej stronie. Przyznaj się do swojego udziału w problemie, przeanalizuj swój wpływ na zaistniałą sytuację. Dobry menadżer nie wyklucza swej winy, ale potrafi wyciągnąć właściwe wnioski z dotychczasowej współpracy, by dojść do wspólnego rozwiązania.
  5. Nie oskarżaj, nie przypisuj złych intencji! – naturalną reakcją na rzucane w nas oskarżenia jest obrona, często prowadząca do obustronnego konfliktu. Zamiast generować negatywne emocje poprzez wydawanie opinii i osądów skup się na faktach i drodze do rozwiązania.

Pracownik zwolniony z pracy zabiera swoje rzeczy z biurka

Najtrudniejsza z rozmów, czyli jak zwolnić pracownika?

Wszystkie rozmowy nie przyniosły oczekiwanego efektu – sytuacja jest jasna, choć trudna: musisz zwolnić pracownika. Jak sprawić, by ta rozmowa nie należała do przykrych?

  1. Zaplanuj rozmowę – kierując się interesem firmy, wyznacz odpowiedni czas i godzinę spotkania. Dla jednych będzie to początek tygodnia ze względu na większe prawdopodobieństwo, że pracownik szybciej pozbiera się po Twojej decyzji i zacznie szukać nowej pracy. Dla innych piątek po południu to najlepszy czas, gdyż nie zakłóca pracy innych osób. Jednak w rzeczywistości wszystko zależy od Ciebie i czynników wynikających ze specyfiki pracy w salonie.
  2. Przemyśl jeszcze raz swoje racje – zaplanuj sobie swoją mowę i na spokojnie przeanalizuj jeszcze raz wszystkie fakty i powody zwolnienia pracownika. Wyklucz ze swojej wypowiedzi wszelkie dwuznaczne aspekty, które mogłyby być źle zrozumiane. Pamiętaj, że osobista uraza to nie powód do zwolnienia!
  3. Nie owijaj w bawełnę! – przejdź w rozmowie od razu do sedna, unikaj niepotrzebnych kurtuazji. Podaj powód zwolnienia w krótkim i konkretnym komunikacie, np.:

Mam dla Ciebie złą wiadomość. Pamiętasz, jak rozmawialiśmy kilkukrotnie o Twojej niewłaściwej postawie wobec klientów? Niestety, nadal nie widzę poprawy w Twoim zachowaniu, co skutkuje złymi wynikami naszego salonu i gorszymi opiniami o jakości naszych usług. Postanowiliśmy wprowadzić zmiany i Twoja umowa o pracę została rozwiązana.

  1. Wysłuchaj pracownika – najbardziej popularną reakcją na zwolnienie jest szok i wyparcie. Poczekaj chwilę na jego odpowiedź, cierpliwie wysłuchaj, ale nadal bądź stanowczy. Omów kwestie formalne i podziękuj za dotychczasową współpracę.
  2. Zakończ w miły sposób – najlepiej odprowadź pracownika do miejsca jego pracy, pozwól na spakowanie swoich rzeczy i pożegnanie się z innymi (jeśli jeszcze są w pracy). Później podziękuj jeszcze raz za jego wkład i życz wszystkiego dobrego w przyszłości.

A teraz odetchnij! Doceń pracowników, którzy nadal są w Twoim zespole – Ci, którzy pracują ciężko i uczciwie, mimo tego, że czasem również mają gorsze dni i problemy osobiste.

Partnerzy, nie rywale!

Podsumowując, trudne rozmowy nie muszą być aż tak ciężkie, jeśli odpowiednio się do nich przygotujesz i nastawisz. Niepotrzebne złe emocje zostaw przed drzwiami salonu, a swojego rozmówcę traktuj jak partnera. Zrezygnuj z walki na rzecz pełnego porozumienia, które przyniesie lepsze efekty niż wzajemne obwinianie.