Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w aplikacji Gabi.net jest możliwość wysyłania przypomnienia o wizycie. W tym artykule omówię szczegółowo, co zrobić, by z programu automatycznie wysyłały się wiadomości do klientów z przypomnieniem o nadchodzącej wizycie.

Korzyści płynące z wysyłki przypomnienia o wizycie

Ile razy zdarzyła Ci się sytuacja z niepojawiającym się w ustalonym czasie klientem? Dzięki wysyłaniu przypomnień o umówionej wizycie zyskasz pewność, że Twoi klienci nie zapomną o przyjściu do salonu w wyznaczoną datę lub o wcześniejszym odwołaniu terminu. Unikniesz dzięki temu luk w kalendarzu i strat finansowych związanych z niezrealizowaną usługą. Poza tym poprzez właściwą komunikację zbudujesz dobre relacje ze swoimi klientami, którzy zyskają świadomość, że dbasz o ich interesy.

Wysyłanie przypomnień o wizytach w aplikacji Gabi.net znacznie ułatwi Twoją codzienną pracę – bez problemów zorganizujesz pracę salonu i uzyskasz pełną kontrolę nad umawianymi wizytami. Zwiększy się również efektywność Twoich pracowników, którzy dzięki wcześniejszej wiadomości o odwołanej wizycie mogą umówić w to miejsce innego klienta.

Wysyłanie przypomnienia o wizycie

Przejdźmy zatem do meritum, czyli do tego, w jaki sposób ustawić wysyłkę przypomnień o wizytach w aplikacji Gabi.net. Jest to bardzo proste i zajmie Ci dosłownie kilka minut. Pierwszy krok to uzyskanie zgody od klienta na wysyłkę powiadomień drogą smsową lub mailową. Jak klient wyrazi chęć dostawania takich przypomnień, to w jego karcie (moduł Klienci -> Lista klientów serwisu) musisz zaznaczyć opcję Przypomnienia SMS/email.

Karta klienta - zaznaczenie zgody na przypomnienia o wizycie

Następnie przechodzisz do modułu Komunikacja i widoku kategorii Szablony wiadomości. Na liście wyświetlane są trzy domyślne szablony: szablon dla przypomnienia SMS i e-mail, oraz szablon wiadomości z życzeniami urodzinowymi. Możesz z nich skorzystać lub utworzyć własne szablony wiadomości. Aby stworzyć własny szablon wiadomości, kliknij w przycisk Dodaj szablon.

Wybór szablonu przypomnienia o wizycie

Z widoku formularza z listy rozwijanej wybierz rodzaj wiadomości, którą chcesz utworzyć, a pozostałe pola wypełnij odpowiednimi danymi. Treść wiadomości należy wprowadzić bezpośrednio w pole tekstowe – nie należy kopiować treści powiadomienia z edytora tekstu (np. pliku Word). Umieszczając w treści wiadomości zmienne wylistowane w prawej części widoku, możesz personalizować wiadomości oraz przywoływać w przypomnieniu datę i godzinę wizyty. Wiadomości napisane z polskimi znakami mają bardziej elegancką formę, ale należy pamiętać, że skracają długość pojedynczego smsa.  W aplikacji długość smsa można śledzić na bieżąco obserwując licznik przy każdym formularzu.

formularz do wpisania treści przypomnienia o wizycie

W zakładce Lista szablonów wyświetlana jest lista utworzonych szablonów wiadomości. Aby edytować istniejącą wiadomość, kliknij ikonę ołówka w wierszu danego przypomnienia. Wprowadzone zmiany zatwierdź przyciskiem Zapisz.

Następnie przejdź do zakładki Ustawienia – tam zdecydujesz, czy w ogóle i według jakiego szablonu przypomnienia o wizycie oraz życzenia urodzinowe będą wysyłane do Twoich klientów.

Ustawienia przypomnień o wizycie

Przypomnienia o wizytach wysyłane są zawsze dzień wcześniej. W przypadku, gdy klient umówił się z dnia na dzień, a różnica między czasem wizyty a jej wpisaniem do terminarza jest mniejsza niż 24h, sms z przypomnieniem nie wyjdzie z systemu. W sytuacji, gdy klient odwiedza Twój salon kilkakrotnie w ciągu dnia – zostanie wysłane do niego jedno przypomnienie, które w treści będzie informować o wszystkich wizytach w danym dniu.

Dodatkowe usługi związane z przypomnieniami o wizycie

Standardowe smsy wysyłane z aplikacji Gabi.net przypisane są do losowych numerów telefonu. Jeśli chcesz, żeby zamiast przypadkowego numeru, w polu nadawcy, wyświetlała się nazwa Twojego salonu, skorzystaj z dodatkowej funkcji Nadpisu. Dzięki niej Twoi klienci od razu będą wiedzieli, od kogo otrzymali właśnie wiadomość sms. Jednak nie będą oni mogli odpowiedzieć na Twoją wiadomość. Jeśli chciałbyś, żeby klienci mogli odpisywać bezpośrednio na Twój własny numer kontaktowy, to skorzystaj z usługi Indywidualnego numeru telefonu. W rezultacie klienci będą mogli zapisać numer  Twojego salonu w swojej książce adresowej, wysyłać sms z prośbą o zapis na wizytę (np. z pracy, kiedy nie mogą zadzwonić) lub pytaniem o dostępność terminu. Ponadto będą mogli również odpisać bezpośrednio na wiadomości od Ciebie, zaraz po ich otrzymaniu.

Mam nadzieję, że dzięki moim instrukcjom nawet wizyty umówione z dużym wyprzedzeniem nie umkną pamięci Twoim klientom.