Bardzo ważnym elementem efektywnej pracy z terminarzem on-line jest właściwie opracowany grafik pracowników. W tym artykule omówię szczegółowo, jak poprawnie planować grafik pracowników i w jaki sposób wprowadzać go do aplikacji Gabi.net.

Korzyści płynące z wprowadzenia grafiku pracowników

Dzięki poprawnie ułożonemu grafikowi pracowników unikniemy niepotrzebnych nieporozumień związanych z zapisami klientów. Aktualny grafik pozwoli na efektywne planowanie terminarza wizyt, nawet na dłuższy czas. Klienci Twojego salonu będą mogli zapisywać się na wizyty tylko w określonych godzinach pracy salonu i danego pracownika. Dodatkowo, jeśli posiadasz możliwość zapisów online na stronie zapiszsie.com, Twoi klienci będą mogli wybierać swojego ulubionego pracownika do wykonania danej usługi w salonie. Tworzenie grafiku pracowników w aplikacji Gabi.net znacznie ułatwi Twoją codzienną pracę – bez problemów zorganizujesz pracę salonu i uzyskasz pełną kontrolę nad umawianymi wizytami. Ponadto niestraszne będzie Ci już zarządzanie urlopami, dniami wolnymi i wszelkimi innymi sytuacjami wyjątkowymi.

Tworzenie grafiku pracowników w Gabi.net

Przejdźmy zatem do meritum, czyli do tego, w jaki sposób wprowadzać grafik pracowników w aplikacji Gabi.net. Jest to bardzo proste i zajmie Ci dosłownie kilka minut. Po dokładnym omówieniu ze swoimi pracownikami ich godzin pracy oraz ewentualnych planowanych nieobecności, zaloguj się na swój profil w aplikacji. W module Pracownicy wybierz kategorię Grafik pracowników.  W tym oknie w formie tabeli wyświetlą się grafiki Twoich pracowników. Aby zamienić aktualnie oglądane grafiki na grafiki innych pracowników, skorzystaj z opcji filtrowania w Panelu flirtowania.

Widok z terminarza: grafik pracowników

Jednoczesny podgląd grafików kilku pracowników umożliwi Ci optymalne zaplanowanie czasu pracy Twojego zespołu. Z tego poziomu możesz edytować grafik pracownika, wpisać zaplanowany urlop oraz oznaczyć dni, w których pracownik był na zwolnieniu lekarskim.

Do ustalania grafików pracowników możesz wykorzystać jedną z dwóch dostępnych metod. Kliknięcie w dowolny dzień uruchomi I metodę. Po wybraniu z rozwijanej listy opcji pracuje możesz skopiować zdefiniowane godziny pracy na dowolne dni tygodnia w ustalonym zakresie dat, nawet na kilka miesięcy do przodu. Metoda ta sprawdza się, gdy pracownik pracuje w zmiennych godzinach w przeciągu tygodnia. W trakcie ustalania grafików za pomocą pierwszej metody możesz skorzystać z dodatkowych opcji, które:

  • uniemożliwią nadpisanie już ustalonych urlopów (zaznacz pole wyboru dla opcji Zachowaj urlopy),
  • uniemożliwią zaplanowanie pracy w dni świąteczne (zaznacz pole wyboru dla opcji Pomiń dni świąteczne),
  • zablokują próbę nadpisania już uzupełnionego grafiku (zaznacz pole wyboru dla opcji Zachowaj zdefiniowane grafiki).

 

Widok z terminarza: dodawanie grafiku pracownika

Za pomocą II metody możliwe jest zdefiniowanie stałych godzin pracy personelu w zakresie danego miesiąca. Aby z niej skorzystać, zaznacz wybrane dni/tygodnie przeciągając kursor myszki nad wybranym zakresem, przytrzymując jednocześnie lewy przycisk myszy. Po wybraniu opcji pracuje i uzupełnieniu godzin pracy, grafik zostanie automatycznie uzupełniony dla wcześniej zaznaczonego zakresu dni/tygodni.

Ustalenie dni wolnych w grafiku pracowników

W taki sam sposób możesz oznaczyć urlopy oraz zwolnienia lekarskie swoich pracowników. Pamiętaj, że w danym momencie możesz edytować grafik tylko jednego pracownika. Po opracowaniu grafiku pracowników możesz skorzystać z opcji wydruku (prawy górny róg – opcja Drukuj grafik).

Dodatkowo w module Pracownicy masz dostęp do kategorii Dni wolne. Dni wolne to zarówno dni świąteczne, które zdefiniowane są automatycznie (możesz je dowolnie edytować/usuwać), oraz dni, w których Twój salon jest zamknięty z Twojego polecenia (opcja: Dodaj dzień wolny).

Widok z terminarza: dni wolne

Dzięki tak zdefiniowanemu grafikowi w widoku Terminarz: Kalendarz wizyt i po wybraniu konkretnego pracownika w Panelu filtrowania uzyskasz informacje, w jakich godzinach on pracuje i kiedy go ewentualnie nie ma.

 

Widok z terminarza: widoczność godzin pracy

Mam nadzieję, że dzięki moim instrukcjom tworzenie grafiku pracowników nie sprawi Ci więcej problemów. Powodzenia!